Le courriel est un outil fort utilisé et parfois, un message doit être adressé à plusieurs destinataires. La solution : l’envoi groupé. Mais attention, il faut savoir comment s’y prendre, sinon…
Voici donc un article visant à vous informer des différents dangers reliés à la pratique de laisser visibles les noms de vos contacts lors d’envois groupés, et de la meilleure solution pour les contrer.
Danger #1 – Les virus
Le premier et le plus important des dangers est sans contredit celui de l’infection virale. Puisque plusieurs virus informatiques s’amusent à piger ça et là des adresses dans les courriels et les carnets d’adresses pour se propager, se contenter de placer tous les noms des destinataires dans le champ CC (copie conforme) de son logiciel de messagerie, au lieu de les mettre en copie cachée, ouvre la porte à la propagation virale. Les risques sont multipliés d’autant lorsque le même procédé est utilisé pour faire suivre un courriel dont on n’a pas effacé les adresse d’origine.
Même si l’envoyeur initial n’est pas infecté d’un virus, l’un des destinataires pourrait bien l’être. En recevant le courriel dans lequel paraît les adresses de TOUS les destinataires, l’ordinateur infecté peut se servir de l’un ou même de tous ces courriels pour tenter de se propager. Il peut se poster lui-même à l’un des autres destinataires du premier courriel ou simplement se servir de son adresse pour faire croire qu’il provient de cette personne, tentant ainsi de cacher ses traces.
Danger #2 – Le pourriel
Le pourriel ou polluriel (mieux connu sous son appellation anglophone « spam ») est une autre bonne raison de ne pas mettre toutes les adresses des destinataires en copie conforme. Parfois, parmi les destinataires du « groupe » se retrouve un fin finaud qui décide d’ajouter toutes les adresses visibles à sa listes d’envoi de farces, ou pire, sur sa liste d’envois commerciaux. Résultat : vous recevez des envois non sollicités à tout bout de champ de la part de parfaits inconnus. Quelle joie !
Danger #3 – L’indiscrétion
Avez-vous pensé que votre destinataire ne désire peut-être pas publiciser que vous partagez une relation amicale ou d’affaires? C’est peut-être une question totalement stratégique pour lui, mais vous venez de le priver de ce privilège d’anonymat. En vous servant du courriel, vous avez la responsabilité tacite de protéger la vie privée et l’identité de vos contacts. En laissant visibles toutes les adresses de vos destinataires sur un courriel commun, c’est comme si vous tiriez tous les rideaux.
Mais le pire, c’est lorsque l’un de ces contacts voulant vous répondre, clique « répondre à tous » au lieu de « répondre à l’envoyeur » et vous entretient de choses très (TROP !) personnelles ou stratégiques et que tous vos destinataires de départ en reçoivent une copie. Cette seule perspective devrait être une raison suffisante pour garder les adresses invisibles.
Danger #4 – Le manque de nétiquette
La « nétiquette » est l’ensemble des conventions de bienséance régissant le comportement des internautes dans le réseau, notamment lors des échanges dans les forums ou par courrier électronique. En d’autres mots, c’est la politesse du net.
Tout comme dans le courrier ordinaire, on ne met en copie conforme QUE les gens qui ont un intérêt à savoir que le courrier original a été adressé au destinataire principal.
Lorsque l’on veut envoyer une lettre identique à plusieurs personnes qui n’ont aucun lien réel entre elles, on doit le faire de façon à ce que chaque destinataire ait l’impression que le courriel est unique à lui. Après tout, qui a le goût de savoir qu’il n’est qu’un parmi 75 personnes à recevoir le même courriel impersonnel ?
UNE SOLUTION FACILE !
Vous pouvez facilement contourner tous ces désagréments en vous assurant que les adresses de vos destinataires soient invisibles en les insérant dans le champ CCI (copie conforme invisible – ou BCC en anglais pour « blind carbon copy »).
Ainsi, lorsque vous cliquez sur le champ « À » pour accéder au carnet d’adresse de votre logiciel de courriel, cherchez le champ « CCI » et insérez-y vos adresses multiples de façon à ce que votre liste de destinataires demeure confidentielle. Vous protégerez ainsi la vie privée de tous et diminuerez d’autant les risques d’infection virale entre vos destinataires.
C’est un merveilleux moyen de leur prouver votre respect et ils vous en seront grandement reconnaissants!
Depuis 1997, je conseille et j’assiste les PME et les Solopreneurs dans la prise de décisions et le choix de solutions qui leur ressemblent et leur conviennent. On me consulte tout spécialement pour avoir l’heure juste quand l’arbre semble cacher la forêt et pour clarifier les réels besoins face à un nouveau projet difficile à cerner.