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QUEL TYPE DE SITE CONVIENT À VOTRE ENTREPRISE ?

Les systèmes de gestion avancée existent déjà et ne sont plus l'apanage des multinationales. Ils sont de plus en plus abordables et peuvent croître au fil de vos besoins.

Vous avez décidé de munir votre entreprise d'un site Web? Bravo... mais ce n'est pas tout. C'est la première de plusieurs étapes qui mèneront au succès ou à l'échec de votre projet. L'analyse de vos besoins est la seconde étape sur laquelle vous devez vous pencher.

Qui a besoin d'un site Web ?

Soyons francs, personne n'a vraiment BESOIN d'un site Web. Tout comme le marteau n'est pas nécessaire au menuisier (il pourrait tout aussi bien enfoncer ses clous à l'aide d'un gros caillou), le Web n'est pas une nécessité; c'est un outil.

De par sa fonction, un outil aide celui qui sait l'utiliser à être plus efficace. Meilleur est l'outil, meilleure sera la performance. Si vous savez mettre votre Web au service de vos affaires, vous pourriez être surpris par ses prouesses. Par contre, choisir les mauvaises fonctions pour votre site brisera votre élan. De là l'importance de sélectionner une entreprise de développement Web qui saura vous guider adéquatement et vous offrir les outils Web qui seront adaptés à votre réalité d'entreprise.

Commercer par la base

Pour faire l'analyse de vos réels besoins, il est crucial de bien connaître votre entreprise et ses rouages. Ce n'est qu'en étudiant et en comprenant les différents processus (du plus petit au plus grand) qu'un outil à votre mesure peut être élaboré. C'est ici que vous devez définir clairement toutes les interactions qui se font, tant à l'interne avec vos employés et partenaires, qu'à l'externe avec vos fournisseurs et clients.

Quelques pistes de questionnement :

Quelle est la teneur des contacts avec vos employés, clients, partenaires et fournisseurs (communiqués, échange d'information ou de documents, prise de commandes, mise à jour d'inventaires, vente en ligne, consultations, information...)?
Quels sont les procédés actuels utilisés pour chacun de ces contacts, les étapes de validation, les départements concernés, les documents requis et générés?
Qui doit avoir accès à quelle information et quel chemin cette information doit-elle suivre?
Quelles sont les tâches répétitives au sein de l'entreprise et qui pourraient gagner à être centralisées?
Quels sont les endroits où l'information est dupliquée et sujette à erreurs?
Quelles sont les plaintes verbalisées par vos employés face à l'accomplissement de leurs tâches et leur interaction avec les autres départements de l'entreprise?

Qu'est-ce qu'un « bon » site Web?

Un bon site Web n'est pas seulement une vitrine où sont affichés vos produits et services. C'est un outil qui est intégré à votre processus d'affaires de façon à le rendre plus efficace, à rendre vos employés plus productifs, à faciliter le partage d'information clé et à limiter les erreurs de duplication.

Dans le meilleur des cas la gestion de votre site ne nécessite que rarement l'intervention des programmeurs et peut se faire directement à l'interne, par les employés, à l'aide d'interfaces conviviales et faciles à maîtriser.

Imaginez un système où...

... vous pouvez mettre à jour vos catalogues Web, à partir de la base de données de votre inventaire;
... vous pouvez mettre en ligne vos dernières nouvelles, vos calendriers, vos catalogues, gérer les comptes clients;
... vous pouvez transmettre rapidement par courriel à toute votre base de clients, l'information qui leur est névralgique, nécessaire ou simplement pratique;
... toute l'information relative aux achats faits sur votre site s'achemine automatiquement au département des ventes, génère les facturations et bons de commande, confirme les transactions par courriel et s'intègre à votre système comptable;
... vos vendeurs peuvent accéder à l'inventaire disponible, où qu'ils soient sur la planète, et clore une vente sur place;
... votre service à la clientèle peut répondre aux appels des clients et accéder toute l'information relative à leur compte en temps réel;
... vous pouvez accéder et fournir de l'information à jour partout, tout le temps, et à des personnes spécifiquement autorisées à la voir.

Utopie? Pas du tout. Ces systèmes de gestion avancée existent déjà et ne sont plus l'apanage des multinationales. Ils sont de plus en plus abordables et peuvent croître au fil de vos besoins.

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